庶務規則

社団法人 城陽青年会議所
庶 務 規 則


第1章 目 的
第1条
本規則は、本会議所の運営を円滑にし、その目的達成を容易ならしめるため、事務局、会計経理、慶弔、旅費等に関する事項を規定するものである。

第2章 事 務 局
第2条
事務局には、事務局長を置くことができ、事務局の管理にあたる。
第3条
総会および理事会の議事録は、事務局長がこれを作成し事務局に備え付けるものとする。
第4条
事務局は、事業年度毎に次の分類に従い文書等を整理、保存しなければならない。

①本会議所の定款ならびに諸規則        永久保存

②総会および理事会の議事録          永久保存

③本会議所内の文書              5年間保存

④本会議所会報綴               1年間保存

⑤社団法人日本青年会議所および各地青年会議所関係の文書綴   永久保存

⑥事務局日誌                 3年間保存

⑦受発信簿                  1年間保存

⑧前項に属さない文書             1年間保存
第5条

事務局長は、備品台帳を整備し、出入りを記載し、備品を完全に管理しなければならない。

第3章 会計経理
第6条

本会議所の会計に用いる諸帳簿は、次の各号の通りとする。

①帳 簿
(総勘定元帳、現預金出納帳、会費徴収簿)

②決算書類および諸表
(貸借対照表、収支決算書、事業報告書、監査報告書、財産目録等)

③伝票
(入金伝票、出金伝票、振替伝票)
第7条

金銭の出納は、財務を担当する理事が責任管理し、次の証憑を揃えて起票し、期日順に整理するものとする。

①収入については、発行した領収書控

②収支については、受領した領収書

③領収書徴収不能のものについては、受領不能理由を記載した支払い証明書
第8条

出納は、つとめて銀行の普通および当座預金口座によって処理するものとする。
第9条

予算の執行は、財務を担当する理事の権限とし、執行にあたっては、計画を綿密にたて冗費をはぶき効果的に運用することに努め、単位事業が完了したときは、速やかに会計書証憑および関係書類を揃え捺印のうえ、理事長に提出しなければならない。
第10条

財務を担当する理事は、決算にあたって前払費用、未収金、未払金等を整理し、仮払勘定は、原則としてそれぞれ担当の科目に振替え、関係帳簿を照合、かつ整理し銀行預金残高証明等証拠書類をととのえなければならない。
第11条

会計諸帳簿は、次の区分に従い保存するものとする。

①決算書            永久保存

②その他の会計書類       10年間保存

第4章 慶 弔
第12条

会員の慶弔に関しては、次の基準により慶弔慰金もしくは記念品を贈る。

①会員の結婚         10,000円

②会員の死亡         10,000円

③会員の長期にわたる傷病(30日以上の入院)     5,000円
④会員の配偶者の出産(第1子にかぎる)       5,000円

⑤会員の配偶者及び両親・子女の死亡         5,000円

⑥特別会員の死亡                 10,000円

⑦以上のほか、必要と認めたときは、理事長・副理事長・専務理事の協議によりこれを決定し、理事会に報告する。

第5章 旅 費
第13条

理事長の命じた事務局員の公務出張に対しては、次の通り旅費を支給する。

目的地までの往復普通料金相当額(用務の都合により特別急行料金を加算する)

宿泊は実費相当額第14条理事長の命じた会員の公務出張に対しては、理事会の議をへて前条に準じた旅費を支給することができる。

細 則
第15条

本規則の施行に関する細則は、理事会の決議をもって定める

拊 則

本規則は、1996年1月1日より施行する。