事務局運営規則

事務局運営規則


1、会議
1)総会(定款第4章総会に準ずる)
(1)正会員全員が集まって各自の意見を表明し、総意を決議する最高機関である。
(2)通常総会は、1月、9月に開催する。(第29条)
(3)総会は会員の3分の2以上の出席を似て成立する。(第32条)
(4)総会の議案は、出席者の過半数を似て決議される。(第33条)
(5)総会は理事長又は理事長が指名した者がその議長にあたる。

2)理事会(定款第5章理事会に準ずる)
(1)理事会の総括責任者は、専務理事とする。
(2)理事会の構成は、理事長・直前理事長・副理事長・専務理事・理事とする。ただし、監事は、理事会に出席し意見を述べることができる。(第37条)
(3)理事会の議長は理事長がこれにあたり、理事の3分の2以上の出席を必要とし、議事は出席者の可半数で決する。(第41・42条)
(4)議案の提出者は理事長・副理事長・専務理事・理事となる。
(5)理事会議案は、原則として正副会議を経たものに限る。ただし、緊急かつ重要事項は理事長決裁とする。
(6)議事録の作成は、総務渉外委員会がこれを行う。
(7)理事会の運営は、総務渉外委員会がこれを担当する。
(8)理事会は原則として月1回、第1火曜日に産業会館3階にて開催する。(場所、時間に関しては変更することもある)
(9)理事は、担当委員会の代表としてではなく、全般に対する理事としての責務を自覚し発言を行う。
(10)オブザーバーは、理事長の許可によって出席できる。
(11)欠席、または遅刻する者は、所定の委任状に事前に配布された議件についての意見を添えて提出すること。
(12)委任状の取り扱いについては、2通以内を有効定足数に加えるものとする。ただし、3通以上の場合は本理事会を無効とする。
(13)委任状に関しては、必ず理事自身の直筆のうえ捺印する事。

3)正副会議
(1)正副会議の総括責任者は、専務理事とする。
(2)正副会議の構成は、理事長・直前理事長・副理事長・専務理事とする。
(3)正副会議構成員の3分の2以上の出席を必要とする。ただし、委員長・副委員長の代理出席及び発言を認めるものとする。
(4)正副会議は、理事会に先だって基本的に理事会の7日前までに開催する。
(5)正副会議は、理事会に提出される議案について充分に協議する。

4)委員会(定款第6章委員会に準ずる)
(1)委員会は、毎月1回以上は必ず開催する。
(2)必要な協議事項に対し、周到なる準備を行い委員会運営に臨み、効率の高い委員会運営を行う。
(3)委員全員の意見が平等に出る様配慮すると共に、それら出された意見をよく勘案し、委員会が混乱に陥らないように運営する事。

2、役職者(定款第3章 役職者等に準ずる)
1)理事長
(1)本会議所を代表し、所務を総理する。
(2)総会、理事会、正副会議の議長となる。
(3)各役員、各委員会の職務分掌を調整する。
(4)各委員会事業の適正な計画立案及び実行について総括的な管理の責任を持つ。
(5)社団法人日本青年会議所及びその会議ならびに本会議所の対外的な活動に対する一切の問題を処理する。
(6)本会議所の代表として行政機関、関係団体及びその他団体に対し意見の調整ならびに折衝を行う。

2)直前理事長(理事を兼任)
(1)理事長経験を生かし、庶務について必要な助言をする。
(2)理事会及びその他の会議に出席して助言意見を行う。

3)副理事長
(1)理事長を補佐し、庶務をつかさどり、理事長に事故ある時は、その職務を代行する。
(2)各々担当の委員会を分掌し、各委員会活動の適正な計画立案及びその効果的な実行を行うための総括的な指導と管理を行う。

4)専務理事
(1)理事長を補佐し、職務をつかさどる。
(2)各委員会の連絡調整を図る。
(3)総務渉外委員会及び事務局を総括する。
(4)各地青年会議所との連絡調整を図る。

5)監事
(1)本会議所の業務及び財産状況を監査し、必要に応じて理事長に報告書を提出する。
(2)理事会とその他全ての会議に出席して意見を述べる事ができる。
(3)本会議所運営のための必要な助言を行う。

6)委員長
(1)委員会を代表し、会務を統括する。
(2)委員会の議長を務める。
(3)委員会事業を企画し、理事会へ議案を提出し、理事会に出席して意見を述べることができる。
(4)委員会の事業計画書、事業報告書、その他資料(予算書、アジェンダ、タイムスケジュール、講師プロフィール、講師依頼文、行事事業案内文、決算書、講師お礼状等)を作成する。
(5)委員会を毎月1回以上開催する。
(6)各種大会、会合に積極的に参加する。
7)理事
(1)理事長及び副理事長・専務理事を補佐して庶務を分掌する。
(2)理事会において決議を行う。

8)副委員長
(1)理事会において委員長欠席の時は、その流れを把握する。
(2)委員長を補佐し、委員長事故ある時はその職務を代行する。
(3)セクレタリーを掌握し、その職務を統括する。なお、セクレタリー不在時には、その職務を兼任する。
(4)事業計画遂行のための資料、文献、印刷物をセクレタリーと充分調整し、事前に準備する。
(5)各種大会、会合に積極的に参加する。

9)セクレタリー
(1)副委員長を補佐し、副委員長事故ある時はその職務を代行する。
(2)委員会開催にもとづく会場の設営。
(3)委員会開催の通知及び出欠確認。
(4)委員会開催に関する資料の作成。
(5)委員会開催に関する委員会メンバー及び事務局との連絡。
(6)委員会の年間出欠表及び委員会出席の促進。
(7)委員会メンバーの所在確認。(住所変更等)
(8)委員会運営に関しての運営費出納帳の作成及び確認。
(9)委員会開催費用の支払い、領収書の保管。
(10)委員会メンバーの冠婚葬祭に関する連絡。
(11)委員会事業費の予算、決算の作成に協力する。
(12)産業会館使用に関して、午前0時を超えるようであれば綜合警備保障に連絡を取り、会議終了後再度連絡をして閉館する。(075-343-5191)

3、委員会事業書類
1)提議理由書、事業計画書・予算書、アジェンダ、事業報告書・決算書
(1)事業を行う場合や本会計の予算を使用する場合には、委員長は計画書及び予算書を作成、3ケ月前に事務局へ提出し、理事会で承認を受ける事。
(2)事業開催後、委員長は次回理事会までに報告書及び決算書を作成し、理事会の承認を受ける事。
(3)所定の用紙を使用し委員長は、担当副理事長の確認の後、理事会(第1火曜日)の原則として2週間前までに事務局へ提出する事。
(4)総務渉外委員会は、委員長が書類に不備のない事を確認し、理事会に提出する。

2)行事事業開催案内
(1)理事長名で発行する場合は、理事会の承認を得る事。
(2)日時、場所、目的、スケジュール、参加費等を明記し、事前に送付する事。

3)講師依頼及び礼状
(1)理事長名で発行する場合は原案を作成し、理事会の承認を受ける事。

4、委員会用書類
1)委員会開催案内
(1)副委員長は、日時、場所(電話番号)、議件、返信要否等をはっきり明記した委員会開催案内を事前に送付する事。
(2)緊急の場合は、電話等で代用してもよい。
(3)1部を事務局へ提出する事。

2)委員会議事予定
(1)委員会の議件を詳細に記入し、事前に委員会へ配布する事。
(2)討議に必要な資料は、全員に配布する事。
(3)討議の順序は、重要な議件及び時間をかけて討議したい議件から優先して配列する事。

3)委員会議事録
(1)副委員長は、委員会終了後すみやかに委員会議事録作成を確認し、委員長の承認捺印を受けた後、次回委員会に於いて承認を得る事。
(2)委員会の承認後一週間以内に事務局へ提出する事。
(3)以下の事項は所定のフォームを利用し、必ず記載する事。
出席者及び欠席者の氏名(姓名とも、役員においては役職名)
議事日程
前回議事録の承認
報告事項の要点
議件の内容と経過及び結論

4)委員会の出欠表
(1)副委員長は委員会の出欠表を作成し、理事会へこれを提出する事。

5、報告書
1)JCI・日本・地区・ブロック等の事業、他LOM記念事業等へ参加した場合は、必ず総務渉外委員会へ報告する事。(出席算定に必要)

6、事務局の運営について
1)事務局員への依頼は、専務理事を通じて行う事。特に作業を伴う用務等の依頼は、事務局員に直接行わない事。
2)事務局員は、午前11時から午後3時までが勤務時間である。土・日曜・祝日は休日である。

7、その他
1)各種会合には、JCバッチを付けて出席する事。
2)出欠の返信は、必ず返信するように各委員会で徹底する事。
3)副委員長は、委員会に住所変更、長期欠席等のあった場合は、直ちに総務渉外委員長へ届ける事。
4)委員会事業における領収書は、総務渉外委員会が管理し、領収書管理簿に受取人が必ず捺印する。この領収書は、総務渉外委員会が保管し、発行先、金額等を明記して管理する事。
5)捺印には、必ず印鑑を使用する事。サインは認めない。
6)例会後の委員会開催は避ける事。
7)委員会における親族直系一親等の葬祭、またはメンバーが喪主となる場合は必ず専務理事に連絡する事。

8、通信物発信、受信に関して
1)定期発送
(1)理事長名で全会員に発送する。
定期発送日を毎週火・金曜日とする。(祝日は翌日)
発送依頼受付については、発送日の3日前までとする。
発送物の必着日および返信期間を計上の上、事務局へ提出する事。
2)特別発送
(1)臨時発送ならびに速達発送は、専務理事の承認を必要とする。(原則として特別発送を認めない。)
3)公式文書の発信簿、受信簿
(1)総会、例会、城陽青年会議所主催事業、各委員会主催事業等の理事長名で全会員に知らせる必要のある書類や、対外的に発送する書類は、必ず発信簿に記載すること。
《記載番号  城陽発 080101》
(2)城陽青年会議所宛に到着した書類は、受信簿に必ず記載して、事務局経由で各担当委員会にお渡しします。
《記載番号  城陽着 080101》

9、委員会資料、文書、印刷に関して
1)委員会の発送した文書には、必ず委員長名を記載する事。
2)委員会が作成して発信、発送する印刷物の形態は、A4またはA3二つ折り横書きに統一する事。
3)委員会で製作・発信した印刷物、資料は必ず事務局にファイルする事。

10、事務局の使用について
1)事務局の使用は総務渉外委員長の承諾を得て予約する事。
2)使用後の後始末を完全にする事。特に戸締まり・電気・灰皿・空調機器等には注意する事。
3)鍵は事務局員が保管し、委員が借りた場合翌日の午前中までにすみやかに返却の事。
4)コピーの使用に関しては、備え付けのコピー使用報告書に、委員会名・使用者名・使用目的・使用枚数を必ず記入する事。
5)委員会を開催するときは、事務局員を通して会館の利用を事前に申し込む事。
6)産業会館にて委員会を開催するときは、原則としてJCルームは使用しない事。

11、会計に関して
1)委員会の事業費の請求は、理事会承認後事業費請求依頼書を総務渉外委員会に提出後 10日以内に支払う。
2)委員会における資料、印刷費の請求は、請求書又は、領収書を添付して専務理事に月末までに提出する事。(担当委員長の印、又はサインを要する)
3)事業計画実行のためのスポンサーからの協賛金、寄付金等の導入に際しては、理事会で承認を得ること。スポンサーに対しては、事業報告書及び会計報告書を事業終了後、  直ちに送付する事。
4)委員会ごとに会計担当を決め、委員会独自の会計台帳を作る事。
5)4ケ月ごとに仮決算を行う。(4月、8月各末日)

12、会費徴収に関して
1)原則として毎年1月末日までに案内を送付する。納入期限は6月末日とし、また6月までの分納を認めるものとする。納入方法は原則として銀行振り込みとする。

13、参加費の必要な委員会事業に関して
1)参加費の必要な委員会事業について、出席で返信し、当日欠席したる者については、後日、参加費を担当委員会より請求する。又、請求された者は速やかに支払う事。
14、同好会の運営に関して
1)同好会関係の書類の発送、その他一切は幹事で処理する事。

15、その他
1)理事会及び委員会等の諸会議の出欠に際しては、原則として事務局員を使用しない事。
2)私用の連絡に事務局のFAXは使用しない事。
3)出欠の連絡は、必ず行うよう委員会内で徹底する事。
4)事務局の関係資料・事務用品・備品を持ち帰らないこと。前記以外の運営方針については、随時、総務渉外委員会で検討の上、理事会に提議する。